PENGELOLAAN OBAT DI RUMAH SAKIT

PENGELOLAAN OBAT DI RUMAH SAKIT

(PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI)

Pengelolaan obat di rumah sakit sangat penting karena ketidakefisienan akan memberikan dampak negatif terhadap rumah sakit, baik secara medis maupun ekonomis (Anonim, 1994). Pengelolaan obat tidak hanya mencakup aspek logistik saja, tetapi juga mencakup aspek informasi obat, supervisi dan pengendalian menuju penggunaan obat yang rasional (Justicia, 2009). Pengelolaan obat berhubungan erat dengan anggaran dan belanja rumah sakit. Secara nasional biaya obat sebesar 40-50% dari jumlah operasional pelayanan kesehatan (Anonim, 2005). Oleh karena itu, pengelolaan perbekalan farmasi harus dilakukan dengan efektif dan efisien sehingga memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi pasien dan rumah sakit.

Bagian logistik farmasi adalah bagian dari Unit Pelayanan Farmasi Rumah Sakit yang berfungsi sebagai sarana pengelola perbekalan farmasi yang digunakan di rumah sakit. Menurut SK Menteri Kesehatan Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004, pengelolaan perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan. Tujuan dari pengelolaan perbekalan farmasi adalah mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien, menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan, meningkatkan kompetensi tenaga farmasi, mewujudkan Sistem Informasi Managemen berdaya guna dan tepat guna, serta melaksanakan pengendalian mutu pelayanan.

Menurut Quick, dkk (1997), pengelolaan obat meliputi tahap seleksi, pengadaan, distribusi, dan penggunaan, yang didukung oleh manajemen organisasi, keuangan, informasi manajemen dan SDM. Setelah proses seleksi dan pengadaan logistik, tahap yang tidak kalah penting adalah proses penyimpanan dan distribusi obat sampai ke tangan pasien. Untuk itu, setiap rumah sakit harus memiliki sistem tertentu yang dapat menjamin penyimpanan logistik serta distribusi yang tepat dan sesuai dengan kondisi rumah sakit. Penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi melibatkan sejumlah prosedur, personel, alat yang perlu ditetapkan dengan seksama agat pelayanan kefarmasian berjalan lancar dan efektif.

Penyimpanan merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang telah ditetapkan disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan. Tujuan dari manajemen penyimpanan obat adalah untuk melindungi obat-obat yang disimpan dari kehilangan, kerusakan, kecurian, terbuang sia-sia, dan untuk mengatur aliran barang dari tempat penyimpanan ke pengguna melalui suatu sistem yang terjangkau (Anonim, 2006). Penggunaan informasi yang efektif merupakan kunci untuk mencapai tujuan dari manajemen penyimpanan tersebut (Siregar, 2004). Persyaratan penyimpanan obat dalam rumah sakit (Anonim, 2006) adalah sebagai berikut:

1.      Penyimpanan

Penyimpanan merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan :

a.        Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya

b.       Dibedakan menurut suhunya, kestabilannya

c.        Mudah tidaknya meledak/terbakar

d.       Tahan/tidaknya terhadap cahaya

disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.

2.      Ruang penyimpanan

Ruang penyimpanan harus memperhatikan kondisi, sanitasi temperatur sinar/cahaya, kelembaban, fentilasi, pemisahan untuk menjamin mutu produk dan keamanan petugas yang terdiri dari :

a.  Kondisi Umum untuk Ruang Penyimpanan

1.      Obat jadi

2.      Obat produksi

3.      Bahan baku obat

4.      Alat kesehatan dan lain-lain.

b. Kondisi Khusus untuk Ruang Penyimpanan

1.      Obat termolabil

2.      Alat kesehatan dengan suhu rendah

3.      Obat mudah terbakar

4.      Obat/bahan obat berbahaya

5.      Barang karantina

Penyimpanan perbekalan farmasi di gudang atau bagian logistik farmasi dapat menggunakan beberapa sistem penyimpanan (Quick dkk., 1997). Macam-macam sistem penyimpanan tersebut adalah :

1.   Fixed Location

Sistem ini sangat mudah di dalam mengatur barang, karena masing- masing item persediaan selalu di simpan dalam tempat yang sama dan di simpan dalam rak yang spesifik, rak tertutup atau dalam rak bertingkat. Sistem ini diibaratkan seperti rumah, dimana seluruh penghuni dapat mengetahui semua letak barang. Beberapa kerugian dalam penggunaan sistem ini yaitu:

a.       Sistem ini tidak fleksibel, jika ada perubahan dalam jumlah pemesanan atau perubahan dalam pengemasan atau keputusan untuk mengubah tempat menjadi lebih besar atau lebih kecil.

b.      Jika ada item baru yang dipesan, mungkin tidak ada tempat untuk menyimpannya

c.       Pencurian oleh karyawan dapat meningkat karena seluruh karyawan mengetahui tempat-tempat item yang diperhitungkan (obat yang bernilai mahal)

d.      Tempat penyimpanan harus dibersihkan karena tempat yang digunakan untuk jangka waktu yang lama jadi harus di jaga kebersihannya.

2.   Fluid Location

Dalam sistem ini, penyimpanan di bagi menjadi beberapa tempat yang dirancang. Masing-masing tempat ditandai sebuah kode. Setiap item disimpan dalam suatu tempat yang disukai pada waktu pengiriman. Sistem ini dirancang seperti hotel. Ruangan ditandai hanya ketika barang datang. Administrasi sistem fluid location berdasarkan pada:

a.       Unit pengadaan memberikan informasi mengenai tipe, volume, dan jumlah barang yang datang.

b.      Staf gudang menganalisis di mana lokasi barang yang akan digunakan untuk barang yang akan datang dan dapat memilih tempat yang tepat. Data ini dapat dilaporkan di dalam sistem pengontrolan stok.

c.       Jika tempat sudah tidak cukup lagi, maka barang-barang lain dapat dipindah untuk menciptakan ruangan yang baru lagi.

d.      Pelaporan sistem pengontrolan stok harus diperbaharui.

Sistem fluid location membutuhkan sistem klarifikasi dimana dapat dialokasikan dengan kode yang khusus terhadap stok item yang lain. Selain itu, untuk pelaporan stok beberapa batch dari beberapa item harus selalu dilaporkan letaknya secara fisik dari setiap item yang disimpan. Dalam sistem ini, batch yang berbeda dari setiap item mungkin disimpan dalam beberapa tempat yang berbeda.

3.   Semi Fluid Location

Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem kedua di atas. Sistem ini diibaratkan seperti hotel yang digunakan oleh tamu. Setiap barang selalu mendapatkan tempat yang sama. Barang yang khusus diberikan tempat tersendiri. Dalam sistem ini, setiap item ditandai dengan penempatan barang yang cocok supaya mempermudah dalam mengambil stok. Saat menyediakan pesanan karyawan harus mengetahui di mana letak setiap item, untuk memudahkan dalam mengingat  setiap item. Untuk barang yang slow moving perlu dilakukan pemilihan lokasi dan penataan ulang. Sistem ini tidak menghemat tempat seperti sistem fluid location. Adapun keistimewaan sistem ini adalah ketika mengambil stok selalu diperhatikan tempat yang sama. Tidak seperti sistem fixed location, dimana resiko tertukar barang yang relatif lebih kecil.

Beberapa sistem penataan obat yang digunakan juga memiliki peran penting terhadap efisiensi pengelolaan dan penyimpanan obat. Sistem penataan obat yang dapat digunakan antara lain adalah :

1.   First In First Out (FIFO)

Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan barang baru (datang terakhir) di belakang barang yang datang sebelumnya.

2.   Last in First Out (LIFO)

Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan barang baru (datang terakhir) di depan yang datang sebelumnya.

3.   First Expired First Out (FEFO)

Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu di depan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih akhir.

Beberapa indikator penyimpanan obat dan perbekalan farmasi dapat digunakan untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi sistem penyimpanan. Indicator penyimpanan tersebut antara lain:

1.      Persentase kesesuaian data stok antara barang (fisik) dengan kartu stok atau data komputer

2.      Turn Over Ratio (TOR)

3.      Sistem penataan gudang

4.      Persentase nilai obat yang kadaluarsa atau rusak

5.      Persentase stok mati (dead stock)

Distribusi merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis (Anonim, 2006). Distribusi adalah kegiatan menyalurkan perbekalan farmasi agar pelayanan terhadap pasien dapat berjalan dengan baik. Sistem distribusi obat yang diterapkan pada setiap rumah sakit berbeda-beda tergantung kondisi dan kebijakan rumah sakit. Sistem distribusi yang baik mempunyai beberapa ciri antara lain:

a.    Penyimpanan obat dilakukan sesuai persyaratan stabilitas sehingga mutu sediaan terjamin serta memudahkan monitoring persediaan

b.   Pengelolaan persediaan dilakukan secara optimal

c.    Administrasi stok persediaan dilakukan secara akurat sehingga memberikan informasi yang tepat

d.   Meminimalkan kemungkinan pencurian, kehilangan stok dengan mengoptimalkan sistem pengamanan, penataan dan administrasi stok

e.    Meminimalkan kejadian obat rusak atau telah melampaui waktu kadaluarsa

Sistem distribusi terbagi menjadi dua berdasarkan jangkauan pelayanan instalasi farmasi di rumah sakit, yaitu:

a)   Sistem sentralisasi, jika seluruh resep disiapkan dan didistribusikan oleh instalasi farmasi sentral.

b)   Sistem desentralisasi, jika terdapat instalasi farmasi lain (outlet/depo/satelit) yang memberikan pelayanan farmasi dalam kesatuan manajemen rumah sakit.

Berdasarkan mekanisme distribusi perbekalan farmasi di rumah sakit, sistem distribusi terbagi menjadi beberapa tipe yaitu:

1.      Individual Prescribing

Sistem distribusi ini adalah distribusi obat kepada pasien berdasarkan resep obat dokter untuk tiap pasien. Dalam sistem ini semua obat yang diperlukan untuk pengobatan di-dispensing dari IFRS.

2.      Floor Stock

Sistem distribusi ini adalah menyiapkan obat yang dibutuhkan pasien di ruangan perawatan kecuali obat mahal atau obat yang jarang digunakan.

3.      Kombinasi antara individual prescribing dengan floor stock

Sistem distribusi ini adalah distribusi obat dengan menggunakan sistem penulisan resep secara individu dan juga memanfaatkan floor stock secara terbatas.

4.      Unit Dose Dispensing (UDD)

Sistem distribusi ini adalah penyiapan obat dosis tunggal untuk pemakaian selama 24 jam oleh petugas instalasi farmasi.

Alur pelayanan penerimaan barang di gudang farmasi antara lain:

a.         petugas menerima obat dari PBF sesuai faktur

b.        petugas menyimpan obat sesuai dengan bentuk sediaan, abjad, nama obat dengan memperhatikan waktu kadaluarsa (bila ada)

c.         petugas mencatat per jenis obat dalam kartu stock obat

d.        petugas mendistribusikan obat ke unit pelayanan sesuai dengan mencatat ke dalam buku pengeluaran barang gudang, petugas membuat laporan penerimaan dan pengeluaran barang dari gudang farmasi.

By: Eko Putera Sampoerna

Kunjungi juga :
Tanggung Jawab Profesional Apoteker Dalam Pelayanan Penderita Di Rumah Sakit